O conjunto mínimo de dados útil
Para cada figura: nome/edição, série, preço de compra, data de compra e estado de conservação. São cinco campos. Sem o preço de compra, você não consegue avaliar se vale a pena vender. Sem a data, não dá para calcular apreciação ao longo do tempo.
Adicione um campo de 'valor estimado atual' e atualize trimestralmente. A diferença entre o que você pagou e o valor de mercado atual é o dado que você precisa para priorizar o que vender, o que manter e o que está depreciado.
Ferramentas que funcionam
Uma planilha do Google Sheets é a solução mais prática para a maioria dos colecionadores: acessível de qualquer lugar, fácil de compartilhar para documentação de seguro e simples de adicionar fotos via Google Drive. Crie uma aba por série, mais uma aba mestre com todas as figuras.
Para coleções maiores, o Notion funciona bem com visualização de banco de dados, permitindo filtrar por série, estado ou valor. O plano gratuito é suficiente para a maioria dos colecionadores.
Rastreando o que ainda falta
Para cada série que você coleciona, crie uma checklist com todas as figuras da série (consulte a página oficial da série em popmart.com). Marque o que você tem. Os itens sem marca são sua lista de desejados.
Cruze sua lista de desejados com os preços atuais do mercado secundário antes de comprar. Uma figura que falta pode estar disponível por R$ 150 ou R$ 450 — saber o preço antes evita pagar demais em eventos ou pop-ups.
Documentação para seguro
Coleções de alto valor valem a pena segurar. O seguro residencial padrão tem limites por item e exclusões para colecionáveis que podem não cobrir suas figuras adequadamente.
Para documentação: fotografe cada figura de múltiplos ângulos, inclua o preço de compra no nome do arquivo e armazene as fotos em nuvem. Essa documentação é o que a seguradora precisa para processar um sinistro. Atualize quando adicionar peças significativas à coleção.